Spolek je platforma, která pro svoje úspěšné fungování potřebuje koordinované řízení a dobrou komunikaci se členy. To platí dvojnásob pro sportovní klub. Činnost řídí v souladu se stanovami zvolené osoby. Zpravidla je to u sportovních klubů předseda/předsedkyně a výkonný výbor. U všech řídících platforem se vyplatí myslet při jejich obsazování na vyvážené (případně dle možností) zastoupení osob obou pohlaví. Zahraniční příklady (vzory) ukazují pozitivní zkušenosti takového uspořádání. Odbornou nebo úzce specializovanou činnost mohou zabezpečovat účelově ustanovené pracovní skupinky. Členové výboru jednají na výborových schůzích. Všichni členové spolku se pak účastní členských schůzí.
Jak úspěšně vést schůzi?
Důležité je vždy určit předsedajícího. Předsedající řídí schůzi, přijímá návrhy, pozměňovací návrhy, dohlíží na dodržování programu jednání a na to, aby probíhalo správně a účelně.
Zasedání nemusí být vždy vedeno přísně formálně, záleží na předsedajícím, který rozhoduje o tom, jakou formou bude jednání vést. Každopádně v průběhu jednání nastávají okamžiky, kdy je nezbytné, aby trval na dodržování základních pravidel:
zajistit spravedlivé zacházení se všemi řádnými účastníky;
nepřipouštět vyrušování;
dosáhnout rozhodnutí (usnesení).
Program jednání
Základem každé schůze je její program, který udává směr, strukturu a účel setkání. Program by měl být společným dílem předsedajícího a sekretáře. Program by měl být dodržen, přestože se jednání a diskuse občas ubírají jinam. Program se rozesílá účastníkům s dostatečným předstihem, aby se na jednání mohli připravit a jejich příspěvky tak byly věcné a smysluplné.
Účast a omluvy
Zaznamenejte přítomné (prezenční listinou). Představte všechny hosty a formálně je přivítejte. Omluvte nepřítomné a nechte formálně schválit jejich omluvu.
Průběh jednání
Zahajte jednání v čas. Je důležité, aby byl průběh jednání od tohoto okamžiku zaznamenáván. Schůze může být řádná, mimořádná, volební, svolaná za určitým účelem a měla by být na začátku jednání správně označena. Např.: „Prohlašuji řádné jednání předsednictva TJ Horní Dolní za zahájené.“
Diskuze
Ke každému bodu programu jednání může probíhat diskuze. V rámci diskuze mohou být řešeny otázky pozměňovacích návrhů a případných dotazů. Zahájení, průběh a ukončení diskuze řídí předsedající.
Hlasování
Po ukončení diskuze nechá předsedající hlasovat. V praxi převládá pravidlo, že u jednotlivých bodů programů se hlasuje nejprve o pozměňovacích návrzích. Hlasovat se může:
veřejně - slovním vyjádřením, zdvižením ruky
tajně – vhozením hlasovacího lístku do hlasovací urny
Není-li stanovami řečeno jinak, k přijetí rozhodnutí postačí PROSTÁ VĚTŠINA HLASŮ. Pokud nastanou pochybnosti o průkaznosti hlasování, může předsedající vyhlásit, nebo některý z oprávněných přítomných členů požádat o nové hlasování. Stanovy mohou určit jinou většinu pro přijetí rozhodnutí v konkrétních otázkách (např. při změně stanov je potřeba třípětinová většina).
Celkový průběh schůze včetně všech shora uvedených aspektů a forem hlasování může být konkrétně upraven jednacím, popř. volebním řádem.
Ukončení jednání
Po projednání všech bodů programu a přijetí všech usnesení předsedající ukončí zasedání
Zápis a usnesení
Výstupem každého zasedání je zápis a jednotlivá usnesení, přičemž zápis by měl minimálně obsahovat:
Datum a místo konání zasedání.
Program jednání.
Označení předsedající osoby případně zapisovatele, případně dalších osob pověřených konkrétním úkolem (sčitatel hlasů, ověřovatel zápisu atd.).
Průběh jednání strukturovaný podle jednotlivých bodů programu, přičemž je zachycen podstatný obsah diskuze (návrhy, protinávrhy apod.).
Hlasování tzn. zachycení jeho průběhu.
Přijatá usnesení, kterými se projednávané body a úkoly:
- schvalují či neschvalují,
- berou na vědomí,
- ukládají k realizaci.
U schválených usnesení je vhodné určit odpovědné osoby za realizaci, popřípadě termín.
Podpis předsedajícího a případně dalších osob (zapisovatel, ověřovatel apod.).
Zápisy by měly být členům přístupné. Je to efektivní forma komunikace v klubu.
