Sdružené spolky jsou průběžně upozorňovány na skutečnost, aby nepodcenily svou povinnost mít v pořádku zápisy ve spolkovém rejstříku, včetně zakládání potřebných dokumentů do sbírky listin rejstříkového soudu.
V tomto směru je pak třeba dbát zvýšené pozornosti při provedení příslušných zápisů po skončení funkčního období volených orgánů spolku a po nových volbách.
Okamžik vzniku funkce členů orgánů spolku a zápis do spolkového rejstříku
Funkce členů volených orgánů spolku vzniká (je platná i účinná) již okamžikem provedení volby. Zápis členů volených orgánů do spolkového rejstříku má tedy pouze tzv. deklaratorní povahu. To znamená, že tento zápis pouze osvědčuje již vzniklou skutečnost. Jinak řečeno členům statutárních (i jiných) orgánů – předseda, členové výboru apod. vzniká funkce a oprávnění s ní spojená již okamžikem jejich zvolení. Přesto je třeba tento úkon považovat za nesmírně důležitý.
Dokud totiž bude ve spolkovém rejstříku zapsán předchozí statutární orgán a někdo s ním bude jednat v dobré víře, že takto zapsaná osoba či osoby jsou kompetentní zastupovat daný spolek, pak takové jednání bude pro spolek závazné, byť k němu předchozí statutární orgán již oprávněn nebyl. Ve vlastním zájmu by tedy spolky měly návrh na zápis nově zvolených statutárních orgánů provést co nejdříve.
Poznámka: zákonná lhůta pro provedení změny zápisu je stanovena na 15dnů a i když není stanovena žádná sankce při jejím porušení, je třeba důrazně doporučit její dodržení, a to právě s odkazem na výše uvedené).
Opakované zvolení statutárních (a jiných) orgánů
I v případě, kdy spolek po skončení funkčního období svých orgánů zvolí tyto orgány ve stejném složení (tytéž osoby), je třeba provést zápis do spolkového rejstříku. A to obdobně, jakoby došlo ke zvolení orgánů v jiném složení. Tedy v inteligentním formuláři je třeba např. u „staronového“ předsedy navrhnout jeho výmaz a vyplnit zánik funkce (což je den provedení nové volby). Současně je třeba navrhnout jeho zápis (vyplnění jména, adresy atd.) a uvést den vzniku (opakovaný) funkce, což je opět den volby. Čestná prohlášení a souhlas se zápisem členů orgánů rovněž musí být nově do rejstříku doložena. Smyslem tohoto postupu je, aby ze zápisu ve spolkovém rejstříku bylo patrné, že se u daného předsedy jedná o nové (opakované) funkční období a nikoli o kontinuální výkon funkce po dobu delší, než jak upravují stanovy daného spolku.
Pokud shora uvedené spolky neučiní, mohou mít problém s tím, že jejich partneři (banka, poskytovatelé dotací či grantů), kteří si dají tu práci a přečtou si stanovy spolku, nebudou považovat zapsaný statutární orgán za oprávněný jednat za spolek (budou mít za to, že funkční období mu s ohledem na původní zápis vzniku funkce již uplynulo). Dle informace z praxe některé rejstříkové soudy dokonce přistupují k výmazu zápisu statutárních orgánu po uplynutí jejich funkčního období, a to z moci úřední. Daný spolek je pak v situaci, kdy nemá zapsán žádný statutární orgán.
Pro doplnění je třeba uvést, že rozhodně nestačí zaslat rejstříkovému soudu jen rozhodnutí/usnesení o opakovaném zvolení původních funkcionářů. Zápis do spolkového rejstříku je totiž primárně založen na principu návrhu samotného spolku. Jen některé zápisy provádí rejstříkový soud tzv. z moci úřední (sám od sebe). Zjednodušeně řečeno soud zapíše pouze to, co si spolek sám navrhne na předepsaném formuláři (pokud samozřejmě takový návrh neodporuje zákonu).
Základní dokumenty, které je třeba doložit při zápisu členů orgánů spolku.
Jak již zmíněno výše, není rozdíl mezi tím, zda po skončení volebního období dojde ke zvolení příslušného orgánů ve shodném či jiném složení. I základní dokumenty, které je třeba spolu s návrhem na zápis doložit, budou v obou případech shodné.
Jedná se především o:
To vše v ověřené kopii, případně samozřejmě v originále. Zde je třeba upozornit na případy, kdy nejvyšší orgán v souladu se stanovami konkrétního spolku provede volbu např. revizní komise bez určení jednotlivých funkcí (předseda, místopředseda) a volbu těchto funkcí si pak následně provádí sama revizní komise. K zápisu do rejstříku je pak třeba doložit nejen usnesení volební valné hromady / členské schůze, ale i příslušný zápis či rozhodnutí o provedení volby předsedy revizní komise touto komisí.
Čestná prohlášení musí být předložena v originále s ověřeným podpisem.
Shora uvedené dokumenty by měly být dostačující ve většině standardních situacích. Nelze ovšem vyloučit, že v konkrétním případě při speciálních okolnostech bude třeba doložit i další dokumenty.
V záležitostech zápisu do spolkového rejstříku lze rovněž využít služby Servisních center sportu ČUS, která působí při Okresních sdružení ČUS.
Legislativně právní odbor ČUS
